Elektronisch bijhouden van de werkdocumenten van de bedrijfsrevisor

9 september 2009

Is het toegelaten dat een bedrijfsrevisor zijn werkdocumenten volledig elektronisch bijhoudt?

Het ICCI heeft geen kennis van wettelijke of reglementaire bepalingen die het volledig elektronisch bijhouden van werkdocumenten verbieden. Het punt 2.2. van de Algemene Controlenormen bepaalt dat: “De bedrijfsrevisor is verplicht van de door hem en zijn medewerkers verrichte controlewerkzaamheden zodanig aantekening te houden of te doen houden”, maar preciseert niets met betrekking tot de gekozen drager (papier, CD-ROM,…).

 

Verder belet artikel 2276ter, § 1, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek niet de mogelijkheid om werkdocumenten volledig elektronisch bij te houden:

 

“Deskundigen zijn ontlast van hun beroepsaansprakelijkheid en zijn niet meer verantwoordelijk voor de bewaring van de stukken tien jaar na het beëindigen van hun taak of, als deze hen krachtens de wet werd opgedragen, vijf jaar na de indiening van hun verslag.”.

 

Op zijn vergadering van 6 mei 2009 heeft de Juridische Commissie van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren geoordeeld dat de werkdocumenten van een bedrijfsrevisor op een niet-papieren drager kunnen worden bijgehouden voor zover:

• de gekozen drager onuitwisbaar is; en
• de gekozen drager moet leesbaar zijn gedurende de hele bewaartermijn.

Voor meer informatie omtrent de bewaring van boekhoudkundige documenten kan worden verwezen naar het verslag aan de Koning bij het koninklijk besluit van 25 januari 2005 tot wijziging van het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot uitvoering van de wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen, het koninklijk besluit van 12 september 1983 tot bepaling van de minimumindeling van een algemeen rekeningstelsel en het koninklijk besluit van 16 juni 1994 tot vaststelling van de bijdrage van de ondernemingen in de werkingkosten van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (B.S. 7 februari 2005, blz. 3867 e.v.).

 

In dit verslag wordt inzake bewaring uitdrukkelijk vermeld dat: “de gekozen drager (papier, CD-ROM, ...) zowel de onuitwisbaarheid als de toegankelijkheid van de gegevens moet garanderen gedurende de bewaartermijn. Indien de boekhouding elektronisch wordt gevoerd  houdt dit in dat men niet alleen de bestanden met de boeken, maar ook de programma's en systemen waarmee deze bestanden kunnen gelezen worden, gedurende deze minimaal termijn moet bijhouden. Elk boekhoudstaat moet immers gedurende de minimale bewaartermijn kunnen worden voorgelegd en herafgedrukt.”.