21 maart 2014
Men is commissaris in een vennootschap. Men auditeert momenteel deze vennootschap per 31 december ten behoeve van de groepsaudit en algemene vergadering in juni. De buitenlandse holding is echter nu verkocht en de nieuwe aandeelhouders beslissen een verkort boekjaar door te voeren namelijk van 1 januari 2014 tot en met 31 maart 2014.
Valt dit boekjaar binnen het huidige mandaat? De buitenlandse holding heeft reeds laten weten dat zijn in de algemene vergadering van juni 2014 een nieuwe groepsauditor zal benoemen.
Wat zijn de verplichtingen in dit verband gezien de algemene vergadering van dit verkort boekjaar in september plaatsvindt?
Kan het dat men en 31 december 2013 en 31 maart 2014 afsluit met als risico dat men in juni wordt vervangen door een andere commissaris?
Overeenkomstig artikel 135, § 1 van het Wetboek van vennootschappen is de duur van het mandaat van de commissaris wettelijk vastgelegd op een hernieuwbare termijn van drie jaren. Deze termijn is tegelijk een dwingende minimum- en maximumtermijn. Het principe is dat de termijn van drie jaar loopt van de gewone algemene vergadering die de commissaris benoemt tot de gewone algemene vergadering die zich moet uitspreken over de derde jaarrekening waarover de commissaris een controleverslag moet opstellen. De drie jaarrekeningen die de commissaris moet controleren zijn deze van het boekjaar tijdens hetwelk hij benoemd wordt en de twee volgende jaarrekeningen. Na drie boekjaren verstrijkt het mandaat van de commissaris van rechtswege op de eerstvolgende gewone algemene vergadering.
Volgens het Hof van Cassatie dient de term “jaar” in artikel 135 van het Wetboek van vennootschappen te worden begrepen als “boekjaar”, zijnde de periode waarop de jaarrekening die de commissaris controleert en waarover hij verslag uitbrengt, betrekking heeft. Daar de wet geen eisen stelt omtrent de duurtijd van elk van de drie boekjaren, kan de verkorting of verlenging van één of meer van die boekjaren geen wijziging meebrengen van het wettelijk omschreven aantal boekjaren dat de ambtstermijn van de commissaris dient te omvatten (Cass., 5 juni 2008, beschikbaar op de ICCI-website www.icci.be, onder de rubriek “Rechtspraak”).
In het Belgisch Staatsblad staat dat de commissaris van bovenvermelde vennootschap werd benoemd om de boekjaren 2011 tot en met 2013 te controleren. Bijgevolg is het ICCI van oordeel dat een commissaris dient te worden benoemd om het verkort boekjaar van 1 januari 2014 tot 31 maart 2014 en de twee volgende boekjaren te controleren.
Het ICCI wenst eveneens de aandacht te vestigen op het feit dat, aangezien het einde van het verkort boekjaar nabij is, de benoeming van een commissaris dringend dient te gebeuren.