10 maart 2015
Vennootschap X heeft per boekjaar afgesloten op 31 maart 2014 een totale voorraadwaarde van 166 miljoen EUR. Deze voorraad, voornamelijk spare parts, is fysiek verspreid over verschillende landen. Momenteel verifieert vennootschap X de deugdelijkheid van haar permanent voorraadbeheersysteem via een “cycle count” model. Dit systeem brengt evenwel significant werk en hoge personeelskosten met zich mee.
Ten einde bovenvermelde methodiek en bijhorende kosten verder te optimaliseren, wenst de vennootschap over te stappen van het bestaande “cycle count” systeem, naar een statistisch model. Zoals men begrepen heeft van de vennootschap wordt een dergelijk statistisch controlemodel in een aantal Europese landen courant toegepast. Zo heeft Duitsland in haar Handelsgesetzbuch – artikel 241 uitdrukkelijk de toepassing hiervan opgenomen.
Op basis van een marktonderzoek heeft vennootschap X intussen een leverancier gevonden van software die het statistisch model toepasbaar maakt op voorraden.
Zoals men momenteel begrepen heeft, wordt de populatie gestratificeerd als volgt:
Op basis van een eerste telefonisch overleg heeft de vennootschap vernomen dat de CBN vermoedelijk een uitspraak zal doen dat het toekomt aan de soevereiniteit van de raad van bestuur van de vennootschap om te beoordelen of het toepassen van een statistisch model ter verificatie van haar permanent voorraadbeheerssysteem voldoet aan de geldende boekhoudwetgeving. De vennootschap heeft intussen deze vraag ook formeel ingediend bij de Commissie voor Boekhoudkundige normen. Op 28 januari 2015 heeft zij antwoord mogen ontvangen dat haar vraag zal worden behandeld door het wetenschappelijk secretariaat van het CBN.
Indien het CBN een formeel advies geeft in lijn met het reeds informeel ontvangen standpunt, zal men de auditprocedures hierop moeten afstemmen. In dit verband heeft men onderstaande vragen/bedenkingen:
Vooreerst wenst het ICCI te benadrukken dat de raad van bestuur van de vennootschap in eerste instantie verantwoordelijk is voor het (i) naleven van de wettelijke bepalingen met betrekking tot de jaarlijkse inventarisatie van alle activa en passiva en (ii) opzetten en onderhouden van een deugdelijk systeem van interne controle. Als commissaris van de vennootschap is het uw eerste taak om na te zien op welke manier de raad van bestuur zijn verantwoordelijkheid op dit gebied opneemt.
Vervolgens verwijst het ICCI naar ISA 501 “Controle-informatie – Specifieke overwegingen voor geselecteerde elementen” en meer bepaald naar vereisten in de paragrafen 4-8 en de daarbij horende toepassingsgerichte en overige verklarende teksten die te vinden zijn in de paragrafen A1-A16. Desbetreffende paragrafen beschrijven precies op een diepgaande wijze hoe de auditor voldoende en geschikte controle-informatie kan verkrijgen met betrekking tot het bestaan en de conditie van de voorraad. Zij zijn derhalve onverminderd van toepassing in de door u beschreven casus.
Men zal begrijpen dat het ICCI geen nauwkeurig antwoord kan geven op de gestelde vragen omdat het bepalen van de aard, het volume en de timing van de controlewerkzaamheden een kwestie is die professioneel moet worden beoordeeld door de commissaris. Vele elementen beïnvloeden dit professioneel oordeel zoals de materialiteit van de voorraden in de financiële staten, uw risico-inschatting met betrekking tot de voorraden, de kwaliteit van de interne controle over de voorraden (fysische beveiliging, cut-off, enz.) en de controlewerkzaamheden op dit gebied, de aard en het volume van vastgestelde fouten tijdens de “cycle counts”, de methode(n) van extrapolatie van de resultaten van de tellingen, enz. de antwoorden van het ICCI op de vragen beperken zich bijgevolg noodzakelijkerwijze tot algemeenheden.
Het antwoord op de eerste vraag hangt af van de evaluatie van de kwaliteit van de algemene IT controles binnen de onderneming alsook van de zekerheid die men heeft dat de software ongewijzigd gebleven is sedert de laatste attestatie door Y Duitsland. Indien het antwoord op deze twee elementen positief is, is het volgens het ICCI niet nodig de software jaarlijks te laten attesteren. Echter, afhankelijk van de omstandigheden, bijvoorbeeld in het geval waarin informatie is verkregen die twijfel doet rijzen over de integriteit en objectiviteit van de externe softwareleverancier, kan de auditor het passend achten om aanvullende controlewerkzaamheden uit te voeren (naar analogie van ISA 501, par. A16), bijvoorbeeld de attestatie (al dan niet jaarlijks, afhankelijk van de professionele oordeelsvorming van de auditor [1]) van de software van de externe leverancier door een onafhankelijke partij.
Als antwoord op de tweede, derde en vierde vraag kan het ICCI enkel verwijzen naar de voormelde ISA 501, en meer bepaald naar de paragrafen 4-8 en A1-A16.
Als antwoord op de laatste vraag kan het ICCI meedelen dat zij geen kennis hebben van andere Belgische vennootschappen die momenteel een dergelijk statistisch model zouden hanteren.
______________________________
Disclaimer: Hoewel het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele garantie geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. Het antwoord wordt alleen in de taal van de vraagsteller overgenomen. De lezer en in het algemeen de gebruiker van dit antwoord blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik daarvan.