25 februari 2026
Hoe moet het begrip ‘undue cost or effort’ of ‘onevenredige kosten of inspanning” worden geïnterpreteerd onder de vereenvoudigde European Sustainability Reporting Standard (ESRS) 1 (Algemene Vereisten), in het bijzonder de gecombineerde lezing van paragrafen 66 (gebruik van schattingen in de waardeketen), 92 (partiële rapportering van prestatie-indicatoren), en paragrafen 94 tot en met 96 (redelijke en onderbouwbare informatie die beschikbaar is zonder onevenredige kosten of inspanning) en de bijhorende toepassingsvereiste (AR) 43?
Het ‘undue cost of effort principe’ is ook van permanente aard waarbij de vraag zich stelt of hierin een gevaar kan schuilen wanneer het gaat om de toepassing hiervan– met name voor kwantitatieve gegevens en toekomstige financiële effecten.
2.1 Paragraaf 66 van ESRS 1
Paragraaf 66 situeert zich in de bepalingen over waardeketeninformatie. Deze paragraaf verduidelijkt dat de onderneming, om materiële impacten, risico’s of opportuniteiten (IROs) die via zakenrelaties in de upstream en downstream waardeketen verbonden zijn met de onderneming, te identificeren en hierover te rapporteren, informatie kan verzamelen bij tegenpartijen in de waardeketen of—afhankelijk van haalbaarheid en betrouwbaarheid—kan werken met schattingen. Bij het ontwikkelen van schattingen kan de onderneming interne en externe informatie gebruiken (o.a. indirecte data, sector- of marktgemiddelden, steekproeven, peer groep data, spend-based data of andere proxies).
2.2 Paragraaf 92 van ESRS 1
Paragraaf 92 introduceert een permanente vrijstelling (relief) voor kwantitatieve gegevens (metrics). Met uitzondering van de in ESRS E1-8 (bruto broeikasgasemissies - scope 1, 2 en 3) vereiste kwantitatieve gegevens, geldt dat wanneer de onderneming, zonder onevenredige kosten of inspanning , betrouwbare directe of geschatte data slechts kan verstrekken voor een objectief afgebakend deel van haar eigen activiteiten en/of (waar relevant) haar upstream of downstream waardeketen, dan mag de betrokken onderneming de betrokken metric rapporteren met een partiële scope. Daarbij dient de onderneming de volgende aspecten toe te lichten: (i) een duidelijke afbakening van de scopebeperking, (ii) toelichting van acties om dekking en datakwaliteit te verhogen in toekomstige perioden, en (iii) rapportering over de voortgang ten opzichte van de vorige periode. De standaard verwacht dat de scope (dus de coverage van de betrokken metric) in de tijd toeneemt.
2.3 Paragrafen 94 tot en met 96 van ESRS 1
Paragrafen 94–96 kaderen ‘undue cost or effort’ binnen het begrip ‘reasonable and supportable information available without undue cost or effort’. De kernboodschap is niet een algemene ‘opt-out’, maar een grens aan wat als ‘redelijk beschikbaar’ wordt beschouwd bij het: (a) identificeren van materiële IROs, (b) bepalen van de scope van de upstream en downstream waardeketen, (c) opnemen van waardeketeninformatie waar vereist, (d) voorbereiden van informatie over metrics, en (e) rapporteren over huidige en toekomstige financiële effecten. Paragraaf 95 verduidelijkt dat de beoordeling contextafhankelijk is en berust op een evenwichtige afweging tussen kosten/inspanningen voor de onderneming en de baten (informatiewaarde) voor gebruikers, en dat deze beoordeling kan evolueren in de tijd. Paragraaf 96 bevat bijkomende bepalingen en stelt dat redelijke en onderbouwbare informatie die voor de onderneming beschikbaar is zonder buitensporige kosten of inspanning, voor elke rapporteringsperiode opnieuw dient te worden beoordeeld. Dit weerspiegelt de resultaten van eerdere acties van de onderneming om de beschikbaarheid van gegevens te verbeteren, of de grotere beschikbaarheid van externe informatie. Daardoor wordt verwacht dat de beschikbaarheid van informatie in de loop van de tijd verbetert.
Paragrafen 94–96 vereisen met andere woorden een gedocumenteerde afweging. Dat betekent dat het ontbreken van ‘perfecte’ data op zich volstaat niet om informatie volledig achterwege te laten wanneer redelijke schattingen of proxies beschikbaar zijn.
2.4 Toepassingsvereiste AR 43
AR 43 verduidelijkt dat bij de beoordeling van ‘undue cost or effort’ rekening moet worden gehouden met de specifieke omstandigheden van de onderneming, waaronder haar grootte, middelen, complexiteit en de beschikbaarheid van data. De bepaling impliceert een contextuele en gedocumenteerde proportionaliteitsafweging.
Wanneer al de hogervermelde paragrafen samen worden gelezen, ontstaat een hiërarchisch kader:
Hieruit volgt dat het concept ‘undue cost or effort’ een residueel karakter heeft. Indien indirecte data of schattingen beschikbaar zijn, zal het moeilijk zijn om zich op deze uitzondering te beroepen. De expliciete erkenning in ESRS 1 dat indirecte of benaderde data een aanvaardbaar informatieniveau kunnen bereiken, verhoogt de lat voor een beroep te kunnen op ‘undue cost or effort’. Het ontbreken van exacte data is zoals gesteld, geen voldoende reden.
Ondanks bovenstaande consideraties, vormt de combinatie van de verschillende vrijstellingen in ESRS 1, waaronder 'undue cost or effort', partiële metric coverage (ESRS 1 §92), en de vrijstellingen voor toekomstige financiële effecten (AFE), wel een risico dat in de praktijk kan leiden tot een belangrijke vermindering van kwantitatieve toelichtingen voor een lange periode, een hoger gewicht van managementinschattingen die hiermee gepaard gaan, met als gevolg, bijkomende belangrijke documentatievereisten voor (i) vennootschappen als ze zich hierop beroepen, en (ii) de auditors.
De contextuele en gedocumenteerde proportionaliteitsafweging strekt ertoe te vermijden dat de undue cost or effort – kwalificatie, op oneigenlijke manier zou aangewend worden als een gemakkelijkheidsoplossing.
4. Een beperkt aantal illustratieve voorbeelden
Hieronder volgen een aantal niet-exhaustieve illustratieve voorbeelden, zowel situaties waar beroep doen op het ‘undue cost or effort” principe niet gerechtvaardigd is, als situaties waar dit mogelijk kan opgeroepen worden als argument. Deze hebben niet de bedoeling alle mogelijke situaties te schetsen.
Voorbeeld 1 – Scope 3 emissies
Een grote onderneming beschikt over uitgavendata en sectorale emissiefactoren. Hoewel leveranciers geen exacte emissiecijfers aanleveren, kan de vennootschap redelijke spend-based schattingen maken. In dit geval is een volledig weglaten van informatie met betrekking tot de scope 3 categorieën moeilijk verenigbaar met de inhoud en boodschap van paragrafen 94-96.
Voorbeeld 2 – Waardeketen – sociale indicatoren
Individuele werknemersdata bij kleine indirecte leveranciers is niet beschikbaar. De onderneming kan echter landen- en sectorrisico-analyses gebruiken. Het niet analyseren van risico’s zou in dit geval niet overeenkomen met undue cost or effort.
Voorbeeld 3 – Biodiversiteit
Indien ESRS E4 als materieel werd geïdentificeerd (bijvoorbeeld wegens ontbossingsrisico of grondgebruik), kan de onderneming zich niet beroepen op ‘undue cost or effort’ met als argument dat terreinmetingen duur zijn, in het scenario dat publieke databanken of satellietdata beschikbaar zijn.
Voorbeeld 4 – Derde-land data zonder toegang
Wanneer wettelijke beperkingen in een derde land toegang tot bepaalde gegevens onmogelijk maken, en op rapporteringsdatum geen alternatieve databron beschikbaar is, kan gemotiveerd worden waarom specifieke informatie ontbreekt.
Voorbeeld 5 – Specifieke indicator zonder gestandaardiseerde meetmethodologie
Een onderneming heeft in haar dubbele materialiteitsanalyse vastgesteld dat vervuiling (ESRS E2) materieel is. Binnen deze standaard werd een specifieke emissiestroom (stof X) geïdentificeerd als onderdeel van het materieel milieurisico. De onderneming onderzoekt vervolgens in welke mate zij over betrouwbare data beschikt. Eerst wordt nagegaan of partiële rapportering mogelijk is (§92 van ESRS 1). Enkel twee van de vijftien vestigingen van de onderneming blijken betrokken te zijn bij de uitstoot van stof X. De rapporteringsscope wordt daarom beperkt tot deze vestigingen, met transparante toelichting.
Vervolgens wordt onderzocht of redelijke schattingen of indirecte data kunnen worden gebruikt (cf. paragraaf 66, waar relevant). De onderneming analyseert (i) of emissiefactoren bestaan, (ii) of een massabalansbenadering mogelijk is, (iii) of sectorbenchmarks of wetenschappelijke literatuur een proxy bieden, of (iv) input-outputanalyse toepasbaar is. Blijkt dat geen van deze benaderingen mogelijk is — bijvoorbeeld omdat de stof ontstaat als onvoorspelbaar bijproduct van een uniek chemisch proces waarvoor geen gevalideerde emissiefactoren bestaan. Dan rest enkel directe meting als alternatief.
Directe meting zou in dit geval vereisen (i) installatie van gespecialiseerde meetapparatuur in meerdere productielijnen, (ii) externe wetenschappelijke validatie van een nieuwe meetmethodologie, (iii) meerjarige monitoring om betrouwbare gemiddelden vast te stellen, en (iv) belangrijke investeringen in technische infrastructuur. De onderneming beoordeelt vervolgens of de ontwikkeling van een volledig nieuw meetsysteem proportioneel is in verhouding tot de informatiewaarde voor gebruikers. Indien (a) de standaard E2 materieel is, (b) de emissiestroom relevant is voor de geïdentificeerde impact of risico’s, (c) geen redelijke schatting of proxy mogelijk is, (d) geen phase-in van toepassing is, en (e) de ontwikkeling van een nieuw meetsysteem objectief een buiten verhouding staande investering zou vereisen, kan gemotiveerd worden dat het ontwikkelen van een volledig nieuw meetsysteem op dat moment een ‘undue cost or effort’ vormt in de zin van §§94–96 ESRS 1.
In dat geval moet de onderneming toelichten welke inspanningen werden geleverd, uitleggen waarom geen redelijke alternatieven beschikbaar zijn, en beschrijven welke informatie wel wordt verstrekt (bijvoorbeeld kwalitatieve toelichting of risicobeheersmaatregelen).
Bij elks van de voorbeelden waar ‘undue cost or effort’ kan ingeroepen worden, is het duidelijk dat dit maar geldt voor een beperkte periode omdat men ervan uitgaat dat de ondernemingen (zoals EFRAG het ook verwacht) jaar na jaar bijleren, innoveren in het verzamelen van data en het op punt stellen van methodologieën.
Wanneer paragrafen 66, 92, 94 tot en met 96, en AR 43, van ESRS 1 tezamen worden beoordeeld, dan bevestigen deze dat ‘undue cost or effort’ geen brede vrijstelling is, maar een restrictief toe te passen proportionaliteitsclausule.
De aanwezigheid van schattingen, indirecte databronnen, phase-ins en andere vereenvoudigingen in ESRS 1, betekenen dat een beroep op dit concept slechts in relatief beperkte omstandigheden gerechtvaardigd zal zijn.
Echter, de combinatie van de verschillende reliefs (permanente en tijdelijke) houdt een risico in van minder kwantitatieve informatieverzameling, meer management inschatting die hiermee verband houdt, mogelijke vertraging in het verbeteren van dataprocessen, en als gevolg ook mindere interoperabiliteit met andere raamwerken. In de context van de ontwerp-vereenvoudigde ESRS hebben toezichthoudende instanties trouwens recent gewezen op het belang van een restrictieve toepassing, transparantie over scopebeperkingen, acties om datakwaliteit te verbeteren en het belang van een stijgende ‘coverage’ over de tijd. Deze recente commentaren (ESMA, EBA) pleiten daarom voor een tijdslimiet (‘phase-out’) op bepaalde van de permanente reliefs (onder andere het ‘undue cost or effort’ principe) om alzo de gebruikerszekerheid te verhogen.