Verplichte aanwezigheid van de commissaris op de algemene vergadering en ondertekening notulen

Commissaris > Duur van het mandaat Commissaris > Uitoefening

Publicatiedatum: 15/07/2011

Is de aanwezigheid van de commissaris verplicht op de algemene vergadering en tekent hij mee de algemene vergadering?

Het ICCI veronderstelt dat de vraagstelling in casu handelt over de vraag of een commissaris in een naamloze vennootschap (NV) verplicht aanwezig dient te zijn op de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van desbetreffende NV en of deze commissaris de notulen van de algemene vergadering van deze NV dient te ondertekenen.

Het antwoord op de eerste vraag is duidelijk ja zoals vermeld in artikel 538 van het Wetboek van vennootschappen dat stelt dat:

“De commissarissen wonen de algemene vergadering bij wanneer deze te beraadslagen heeft op grond van een verslag door hen opgemaakt.”.

Bovendien legt artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen aan de commissarissen de verplichting op antwoord te geven op de vragen die hun door de aandeelhouders worden gesteld. Artikel 540 maakt deel uit van de “onderafdeling IV verloop van de algemene vergadering”.

Hieromtrent stipuleert S. De Jonghe, “Artikel 538” in Artikelsgewijze commentaren vennootschappen en verenigingen (Antwerpen, Kluwer, 2008), p. 8:

“De commissaris moet op de algemene vergadering aanwezig zijn wanneer de vergadering te beraadslagen heeft op grond van een door de commissaris verslag opgemaakt verslag (art. 539 W. Venn. en art. 540 W. Venn.).”.

Verdere argumentatie ter verdediging van dit standpunt is terug te vinden in het wetsvoorstel dat hoort bij dit artikel (Parl. St. Kamer 552/1982-83, nr. 35, 51) en dat stelt dat:

“De aanwezigheid van de commissarissen is verplicht. In geval van belet kunnen zij zich laten vertegenwoordigen door personen voor wie ze instaan.”.

Als antwoord op de tweede vraag verwijst het ICCI naar artikel 546 van het Wetboek van vennootschappen die het volgende stelt:

“De notulen van de algemene vergaderingen worden ondertekend door de leden van het bureau ^[1] en door de aandeelhouders die erom verzoeken; afschriften voor derden worden ondertekend door één of meer bestuurders, zoals bepaald in de statuten.”.

Hieruit kan het ICCI besluiten dat de commissaris de notulen van de algemene vergadering niet dient te ondertekenen maar het mag doen.

^[1] De leden van het bureau zijn lasthebbers van de algemene vergadering. Door de notulen te ondertekenen attesteren zij, namens de algemene vergadering, de regelmatigheid ervan en maken er aldus een stuk van dat uitgaat van de vennootschap (F. Hellemans, De algemene vergadering: Een onderzoek naar haar grondslagen, haar bestaansreden en de geldigheid van haar besluiten, Reeks rechtspersonen- en vennootschapsrecht Jan Ronse Instituut - KULeuven, Kalmthout, Biblo, 2001, p. 538, nr. 492).

Hoewel het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele garantie geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. Het antwoord wordt alleen in de taal van de vraagsteller overgenomen. De lezer en in het algemeen de gebruiker van dit antwoord blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik daarvan