Emploi des langues et moyens de conservation de la comptabilité d’une association belge (mise à jour le 03/07/2019)

28 septembre 2011

Des questions relatives à la langue dans laquelle la comptabilité d’une ASBL belge est tenue et à la conservation des livres auxiliaires sont traitées 

Une asbl de droit belge est considérée comme “petite” selon les critères de l’article 17 § 3 de la loi du 27 juin 1921 / article 3:47, §2 du Code des sociétés et des associations. 

Concrètement il faudrait considérer cette association comme un siège d’opération d’une grande organisation internationale. En fait il n’y a aucun lien juridique formel,  bien un lien financier (subsides) et une unité dans les activités.

L’asbl belge tient une comptabilité à partie double sans pour cela se soumettre volontairement aux obligations comptables des grandes associations (voir à ce sujet l’avis CNC 2011-1). 

Les mouvements comptables sont enregistrés au siège belge et transmis à l’ordinateur central de l’organisation à l’étranger. Le système comptable (Navision) assure l’inaltérabilité des données qui toutes sont accessibles depuis le siège belge.

Le plan comptable utilisé est uniforme pour tous les sièges de l’organisation.

Le système produit plusieurs journaux auxiliaires : caisse, banque, opérations diverses ainsi qu’un grand livre et une balance des comptes. La langue utilisée est l’anglais parce que les projets gérés sont subsidiés et contrôlés par des autorités internationales (européennes et autres).

En revanche, les comptes annuels de l’association belge sont établis hors système au départ de la balance des comptes qui fait fonction d’inventaire. Ils sont rédigés en français et sont conformes au prescrit du Titre II de l’arrêté royal du 26 juin 2003 / Titre 4 du Livre 3 de l’arrêté royal du 29 avril 2019. 

Ils sont approuvés et déposés dans cette forme.

Les pièces justificatives sont conservées en original au siège belge pendant le temps prescrit de sept ans.

Questions

1.    La comptabilité de l’association belge peut-elle être tenue dans une langue autre qu’une langue nationale ? Si la réponse est négative suffirait-il de tenir le livre journal financier en français ? A noter que tous les documents officiels à publier et toutes les relations avec les autorités et administrations belges se font en français.

 

2.    Les livres auxiliaires y compris le livre journal financier imposé par la loi sont accessibles sur l’ordinateur central depuis le siège belge. Doivent-ils également être conservés en original, soit en copie, au siège belge ? 

Pour répondre à la première question, l’ICCI se réfère à l’article 52, § 1^er des lois du 18 juillet 1966 sur l’emploi des langues en matière administrative (en ce compris la comptabilité) [1] qui stipule que : « Pour les actes et documents imposés par la loi et les règlements et pour ceux qui sont destinés à leur personnel, les entreprises industrielles, commerciales ou financières font usage de la langue de la région où est ou sont établis leur siège ou leurs différents sièges d’exploitation. ».

Le terme « siège d’exploitation » est défini comme « le lieu où l’entreprise tient ses activités techniques, industrielles et commerciales [2] » (traduction libre). L’ICCI peut déduire de la question que le siège d’exploitation de l’ASBL en question est située dans la Région bilingue de Bruxelles-Capitale. Le cas échéant, l’entreprise a le choix entre l’utilisation du néerlandais ou le français, ou l’utilisation des deux langues [3]. Etant donné que l’ASBL en question publie tous ces documents officiels en français et fait également toutes ces relations avec les autorités et administrations belges en français, l’ICCI peut conclure que l’ASBL en question a choisi d’utiliser seulement le français comme langue. Par conséquent, l’ICCI est d’avis que la comptabilité de cette ASBL doit être tenue en français.

Pour répondre à la deuxième question, l’ICCI se réfère aux pages 3 et 4 de l’avis CNC 2010/14 – « Conservation des livres et des pièces justificatives » du 24 septembre 2010, qui stipulent que :

« Toujours de l’avis de la Commission, les entreprises belges sont habilitées à conserver leurs livres, comptes et pièces justificatives à l’étranger, à condition que les archives du siège belge soient complètement accessibles en ligne. Dans ces conditions, l’entreprise répond aux principes formulés par la Commission en matière d’accessibilité et de lisibilité des données durant la durée de conservation. ».

L’ICCI peut donc conclure que les livres auxiliaires, en ce compris le livre journal financier, ne doivent pas nécessairement être conservés en original ou en copie au siège belge de l’ASBL, à condition que ces livres auxiliaires soient complètement accessibles en ligne. La consultation en ligne doit être possible pendant la durée légale de conservation des pièces. A cet égard il peut s’avérer utile d’en faire une copie, au moins sur support informatique durable.

Pour répondre à la dernière question, l’ICCI se réfère à la page 3 de l’avis CNC 2010/20 – « L’utilisation d’un logiciel comptable uniforme par des entreprises internationales » du 10 novembre 2010, qui énonce ce qui suit :

 

« Une entreprise peut utiliser un plan comptable autre que le PCMN, à condition qu’elle puisse présenter à tout moment une balance générale des comptes par la voie d’une table de concordance, établie conformément aux prescriptions de l’arrêté royal du 12 septembre 1983 relatif au PCMN, sans l’imposition d’une « relation un à un » [4].

Cela signifie que cette table de concordance doit permettre de retrouver systématiquement le compte du PCMN qui correspond à un ou plusieurs comptes d’un autre plan comptable. En outre, pour chaque compte du grand livre du PCMN, un historique doit être disponible comportant une référence directe aux pièces justificatives concernées. La table de concordance est tenue en permanence tant au siège de l'entreprise qu'aux services comptables importants de l'entreprise, à la disposition de toute personne intéressée. ».

L’arrêté royal du 26 juin 2003 / le titre 4 du Livre 3 de l’arrêté royal du 29 avril 2019 ne prévoit pas de plan comptable (normalisé ou non), de telle sorte que cet aspect de la question doit être considéré autrement.

Les comptes annuels imposés par l’arrêté royal du 26 juin 2003 / le titre 4 du Livre 3 de l’arrêté royal du 29 avril 2019 comportent en premier lieu l’état des recettes et dépenses. Ceci ne correspond nullement aux produits et aux charges (même après l’élimination des dotations, reprises et utilisations d’amortissements, réductions de valeur et provisions).

Par ailleurs, « L’état des recettes et dépenses résulte directement du livre visé à l’article 2. Il doit indiquer systématiquement, pour l’exercice clôturé, la nature et le montant des recettes et des dépenses de l’association. » (art. 12 AR du 26 juin 2003 / art. 3:182 AR 29 avril 2019).

Il appartient au conseil d’administration de l’ASBL de juger si la méthode que vous présentez permet de respecter cette dernière obligation.

 

[1]  Cf. Avis CNC 2010/20 – « L’utilisation d’un logiciel comptable uniforme par des entreprises internationales » du 10 novembre 2010, p. 4.

[2] I. De Weerdt, Taalgebruik in het bedrijfsleven, Kluwer, Antwerpen, 1980, p. 55; I. De Weerdt, “25 jaar taalgebruik in het bedrijfsleven, privaatrechtelijk bekeken”, T.P.R. 1989, p. 131; J. Ruysseveldt, De commanditaire vennootschap op aandelen, Antwerpen, Kluwer Rechtswetenschappen België, 1998, p. 91, nr. 263.

[3] I. De Weerdt, Taalgebruik in het bedrijfsleven, o.c., p. 91.

[4] L’obligation de l’observation de la « relation un à un » implique que pour chaque compte étranger, un compte équivalent soit disponible qui répond aux conditions du plan belge normalisé, et vice versa.