29 mei 2015
Kan het ICCI een duidelijk advies verstrekken omtrent de hieronder vermelde problematiek?
Als bedrijfsrevisor wordt men gevraagd een controleverslag te bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen omtrent de jaarrekening en interne controle van een EVA VZW. De VZW haalt niet de criteria om een commissaris te benoemen.
Men vraagt aan de bedrijfsrevisor een controleverslag te bezorgen dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten volgens de wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.
Men stelt de vraag of men het standaard commissarisverslag voor een VZW kan gebruiken indien men alle werkzaamheden die nodig zijn, heeft kunnen uitvoeren, maar men het verslag dient te dateren vóór het verslag van de raad van bestuur van de EVA-VZW over de jaarrekening. Deze vraag wordt tevens gesteld in het licht van het feit dat men het verslag voorafgaandelijk tevens aan het college van burgemeester en schepenen dient te bezorgen.
I. Voorafgaandelijke opmerking
Uit de bewoording van de vraagstelling (cf. “de bedrijfsrevisor is tevens niet aangesteld in hoedanigheid van commissaris”) gaat het ICCI ervan uit dat men als bedrijfsrevisor werd aangesteld voor een contractuele opdracht met als opdrachtgever het college van burgemeester en schepenen (cf. “gezien we ons verslag aan het College van Burgemeester en Schepenen moeten bezorgen en deze ook de opdrachtgever zijn”), terwijl het ICCI van oordeel zijn dat men wettelijk gezien had moeten worden aangesteld als commissaris in de EVA-VZW. Voor de argumentatie hieromtrent, inclusief de gevolgen die hieruit voortspruiten, verwijst het ICCI integraal naar onderdeel II. hieronder.
Uitgaande van de hypothese dat men in de praktijk werd aangesteld voor een contractuele opdracht met als opdrachtgever het college van burgemeester en schepenen, kan het ICCI antwoorden op de vraag dat er contractueel [1] met de opdrachtgever inderdaad zou kunnen worden overeengekomen dat de bedrijfsrevisor een controleverslag zou bezorgen aan de opdrachtgever waarin wordt verklaard dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten volgens wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften. In deze hypothese zou de bedrijfsrevisor ervoor kunnen opteren om als basis het standaard commissarisverslag van een VZW te hanteren op voorwaarde dat hij deze aanpast aan de specificiteiten van de contractuele opdracht en dat hij erop toeziet dat geen verwijzing wordt gemaakt naar de term “commissaris”. Ook is het in deze hypothese mogelijk om het verslag aan het college van burgemeester en schepenen te bezorgen (opdrachtgever) en om het verslag te dateren vóór het verslag van de raad van bestuur van de EVA-VZW. Uiteraard dienen dan tevens in deze hypothese alle werkzaamheden te zijn uitgevoerd die nodig waren voor de controle, zoals het bekomen van een ondertekende bevestigingsbrief door het college van burgemeester en schepenen, en dienen de gecontroleerde financiële staten duidelijk te worden geïdentificeerd, alsook wie verantwoordelijk is voor het opstellen van deze financiële staten.
II. Analyse van het wettelijk kader van de controleopdracht, inclusief gevolgen
Wettelijk gezien gaat het ICCI ervan uit dat de EVA-VZW in casu een gemeentelijke extern verzelfstandigd agentschap in privaatrechtelijke vorm betreft overeenkomstig artikel 226, 2° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur [2] (hierna: Decreet lokaal bestuur), en derhalve geen autonoom gemeentebedrijf uitmaakt overeenkomstig artikel 226, 1° van het Decreet lokaal bestuur.
Artikel 247, eerste lid van het Decreet lokaal bestuur (van toepassing op gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm) stipuleert:
“[Tussen de gemeente en de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten betreffende de uitvoering van de toevertrouwde taken van gemeentelijk belang. De samenwerkingsovereenkomst regelt de volgende aangelegenheden:]
(…)
4° de toekenning aan een of meer commissarissen van de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van de gemeentelijke vennootschap, vereniging of stichting. Die commissarissen zijn erkende bedrijfsrevisoren.”.
Bijgevolg is het ICCI van oordeel dat er desgevallend (i.e. voor gemeentelijke externe verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm), wel degelijk een wettelijke verplichting is om één of meer commissarissen aan te stellen die bedrijfsrevisoren zijn ingeschreven in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren om de controle te doen op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening van deze entiteit.
Vermits het ICCI meent dat de bedrijfsrevisor in voorkomend geval als commissaris van de EVA-VZW dient te worden benoemd, betreft het een opdracht als commissaris die logischerwijze is onderworpen aan het controleregime zoals voorzien in artikel 17, § 7 van de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de internationale verenigingen zonder winstoogmerk en de stichtingen [4] (hierna: V&S-wet) juncto artikelen 130 e.v. van het Wetboek van vennootschappen[5] / artikel 3:98, § 7 juncto artikelen 3:58 e.v. van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Het betreft derhalve een volkomen controle waarvan niet kan worden afgeweken door een overeenkomst tussen de partijen (geen contractuele opdracht).
Uit het voorgaande volgt dat ook de commissaris van een EVA-VZW de controle van de jaarrekening (audit) van de EVA-VZW overeenkomstig de International Standards on Auditing (ISA’s) dient te verrichten. Het ICCI meent derhalve in voorkomend geval dat de voorbeelden van commissarisverslagen in VZW’s van de ICCI-website [7] kunnen worden gebruikt.
Wat de mededeling betreft dat men het verslag dient te dateren vóór het verslag van de raad van bestuur van de EVA-VZW over de jaarrekening, verwijst het ICCI graag naar de paragrafen 41 en A39 van ISA 700, die het volgende stellen:
“41. De controleverklaring dient niet vroeger te worden gedateerd dan de datum waarop de auditor voldoende en geschikte controle-informatie heeft verkregen waarop hij zijn oordeel over de financiële overzichten baseert, met inbegrip van informatie die aantoont dat:
(a) alle overzichten die de financiële overzichten vormen, met inbegrip van de daarmee verband houdende toelichtingen, zijn opgesteld; en
(b) de personen met de erkende bevoegdheid hebben beweerd dat zij verantwoordelijkheid hebben genomen voor die financiële overzichten.”.
“A39. Omdat het oordeel van de auditor betrekking heeft op de financiële overzichten en de financiële overzichten onder de verantwoordelijkheid van het management vallen, is de auditor niet in een positie om te concluderen dat voldoende en geschikte controle-informatie is verkregen totdat informatie is verkregen die aantoont dat alle overzichten die samen de financiële overzichten vormen, met inbegrip van de daarmee verband houdende toelichtingen, zijn opgesteld en het management de verantwoordelijkheid daarvoor heeft aanvaard.”
Bijgevolg is het ICCI van oordeel dat het verslag van de commissaris van een EVA-VZW dient te volgen op de datum waarop de jaarrekening door de raad van bestuur van de EVA-VZW wordt vastgelegd. Hierbij gaat het ICCI ervan uit dat men doelt op deze datum van vastlegging van de jaarrekening door de raad van bestuur wanneer men het in de vraagstelling heeft over de datum van “het verslag van de raad van bestuur”.
Uiteraard is het in de praktijk perfect denkbaar dat aan de commissaris eerst een ontwerp van jaarrekening zou worden voorgelegd op basis waarvan de commissaris dan zijn opmerkingen meedeelt en deze vervolgens bespreekt met de financiële dienst/externe accountant/raad van bestuur van de EVA-VZW (bijv. tijdens de closing meeting), teneinde eventuele materiële onvolkomenheden binnen de ontwerpjaarrekening alsnog door de raad van bestuur van de EVA-VZW te laten corrigeren alvorens de raad van bestuur de definitieve jaarrekening voorgelegd krijgt ter wettelijke vaststelling hiervan. Op deze wijze kan de commissaris dan ook zijn verslag laten volgen op de datum waarop de jaarrekening door de raad van bestuur van de EVA-VZW wordt vastgesteld.
Indien de commissaris geen belangrijke opmerkingen heeft, is het niet uitgesloten dat hij een ontwerp van verslag aan de raad van bestuur bezorgt, met de duidelijke vermelding dat het om een ontwerp gaat en dat dat ontwerp aanleiding zal geven tot een definitief verslag op voorwaarde dat er geen wijzigingen worden aangebracht aan het ontwerp van jaarrekening en dat de commissaris geen kennis krijgt van gegevens of gebeurtenissen, die eventueel plaatsvinden na de jaarafsluiting, en die een invloed hebben op de jaarrekening in kwestie. Het ICCI is echter van mening dat een commissaris nooit kan worden verplicht om een ontwerp van verslag mee te delen vóór de vastlegging van de jaarrekening door het bevoegd orgaan.
Wat betreft de mededeling dat men het verslag voorafgaandelijk aan het college van burgemeester en schepenen dient te bezorgen, wenst het ICCI het volgende te vermelden. In het voorgelegd geval is het college van burgemeester en schepenen de opdrachtgever, zodat het ICCI, mede rekening houdende de bewoordingen van ISA 260 en ISA 700, van oordeel is dat het controleverslag voorafgaand mag worden bezorgd aan het college van burgemeester en schepenen, maar wel onder dezelfde voorwaarden zoals hierboven geschetst in onderdeel II.B.
[1] Voor het algemeen contractueel kader voor prestatie, zie: https://sfprod.icci.be/nl/publicaties-en-tools/modeldocumenten/modeldocumenten-detail-page/algemeen-contractueel-kader-voor-prestaties.
[2] BS 15 februari 2018.
[4] BS 1 juli 1921.
______________________________
Disclaimer: Hoewel het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI) met de grootste zorgvuldigheid de ontvangen vragen behandelt en hiervoor beroep doet op personen met de vereiste bekwaamheden, wordt ten aanzien van de antwoorden geen enkele garantie geboden en draagt het geen enkele contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid voor de eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit feitelijke of juridische vergissingen die werden begaan in het kader van de verstrekte antwoorden en informatie. Het antwoord wordt alleen in de taal van de vraagsteller overgenomen. De lezer en in het algemeen de gebruiker van dit antwoord blijft als enige verantwoordelijk voor het gebruik daarvan.